El cuándo y cómo del management virtual

El cuándo y cómo del management virtual

Actualmente es vital que los ejecutivos sepan dirigir equipos virtuales para que las empresas puedan alcanzar sus metas.

El management virtual nos da la posibilidad de dirigir un equipo de trabajo cuyos miembros se encuentran en diferentes localidades, bien sea a nivel nacional y/o internacional, y, justamente, es tarea del líder del equipo que éste se desempeñe bajo un mismo objetivo, independientemente del lugar de operación.

Este modelo ya se probó que funciona por lo que ya existen sistemas de management virtual para personas que se encuentran en la misma ciudad, pero que no están sentadas en la misma oficina y que mantienen contacto continuo de manera virtual.

Resulta vital que el líder del Siglo 21 sepa dirigir equipos virtuales. Primero porque es una necesidad que los negocios tienen hoy en día y más aún cuando están, por ejemplo, en un proceso de expansión, o cuando ya han logrado internacionalizarse. Al tener operaciones en otro países requieren, precisamente, de la libertad que les da este método y, actualmente, la tecnología lo permite.

Anteriormente, a pesar de la necesidad, no existían herramientas como las de hoy para mantenerse conectados continuamente. Además, era carísimo hacer una llamada al extranjero por lo que era un recurso limitado, pero hoy las herramientas son prácticamente gratuitas y todo el mundo tiene acceso a ellas. La posibilidad de contar con un chat, en el que todos estemos conectados simultáneamente, es una  realidad.

Percepciones e implicaciones del management virtual

Algunos líderes de equipo aún desconfían del trabajo virtual, pero las estadísticas demuestran que las personas que trabajan así son personas que le dedican mucho más tiempo a sus tareas y la explicación de esto es muy simple.

Cuando tú tienes a una persona que trabaja virtualmente, la única forma que tienes de medir su desempeño es a través de resultados. Es decir, la medición en el management tradicional siempre ha sido “yo evalúo los resultados, pero también evalúo el método”.

Lo anterior significa que si yo soy una persona que trabajo en una oficina con mis colaboradores y veo que un empleado llega siempre temprano, tiene muy buena actitud, es una persona colaborativa, veo que se preocupa por aprender, lo convoco a una junta y siempre va, y al final del año no logra el resultado, puedo pensar que, finalmente, no se pudo, pero tengo presente que es una persona muy trabajadora y con disposición, así que es probable que la consecuencia sea menor.

Pero si no veo a la persona, la única vía que tengo para evaluar si está siendo exitosa o no, es el resultado. Ya no me importa a qué hora llegó a trabajar, cuándo salió, si tiene o no buena actitud, porque no la puedo ver. No se trata de una mala intención gerencial sino que en el management virtual la única forma que se tiene para evaluar el desempeño de una persona es mediante el resultado.

Las estadísticas básicamente nos dicen que las personas que trabajan virtualmente tienen más presión de “llegar al número”, al resultado que la compañía les está pidiendo. Entonces, mientras logren el resultado requerido pueden administrar el tiempo a su conveniencia.

En este sentido aunque el líder de un equipo no vea a los empleados físicamente, sabe que se están cumpliendo los objetivos y esto es lo primero de lo que tienen que estar al tanto las personas que ponen a sus empleados en el entorno virtual.

Por lo tanto, en el management virtual la métrica fundamental siempre va a ser el resultado.

Cómo realizar un management exitoso con equipos virtuales y obtener los resultados deseados

Lo primero a hacer es diagnosticar que, efectivamente, requieres un entorno virtual, ya que hay posiciones en la empresa que claramente no son susceptibles a la virtualidad, pues resulta indispensable que los empleados estén ahí físicamente.

Los trabajos que, por lo general, tienen que ver con el entorno virtual están relacionados con operaciones en distintos lugares, así que las personas que estarán cargo deben tener un nivel de madurez bien desarrollado.

Pasos a seguir:

  • Analizar si, realmente, es necesario y conveniente trasladar ciertas actividades al entorno virtual y si la persona a cargo tiene la capacidad y cualidades para hacerlo de manera exitosa.
  • Definir el costo, los alcances, los roles y las responsabilidades, así como los resultados (este tema es crítico). Es decir, precisar a detalle qué es lo que la persona tiene que lograr en este proceso.
  • Establecer el proceso gerencial y la frecuencia con la que vamos a pedir resultados. Estar en un entorno virtual no quiere decir que “ahí lo dejamos y ya”; hay una serie de cuestiones que tienen que estar muy bien definidos y claras para que el management virtual funcione, entre ellas se encuentran:
  • Establecimiento de objetivos. Reunirse virtualmente (call, conferencias audiovisuales), si es necesario, para determinar los objetivos, definir las métricas en términos de cantidad, calidad, tiempo y costo, donde el líder del equipo pueda despejar todas las dudas, y el empleado que trabaja de manera virtual sepa cuál el método que su jefe va a utilizar para llegar al resultado.
  • Tener un consenso cotidiano y muy claro de cada cuánto tiempo se realizarán las reuniones de estatus de actividades para poder recolectar evidencia de los avances del proceso.
  • Establecer planes de desarrollo de las personas que laboran en el entorno virtual.

 

En conclusión, diría que el management virtual es algo que líder del Siglo 21 tiene que empezar a  experimentar porque el mundo va para allá.

No le tengamos miedo a algo que, además, ya estamos requiriendo. Tenemos que cambiar algunos paradigmas. No hay que pensar que la persona que trabaja de forma virtual trabaja menos porque, como lo mencionaba, justamente ocurre lo contrario.

Que no nos dé miedo empezar a implementar nuevas estrategias y procedimientos. En un principio claro que puede haber tropiezos y que se llegue a pensar que se pierde la conexión personal, que todo es mecánico y lejano; no obstante, invitaría a los managers del Siglo 21 que vean esta alternativa como una alternativa seria, viable y necesaria para enfrentar los desafíos que hoy tenemos enfrente.