Empresa prevenida vale por dos… o tres

//Empresa prevenida vale por dos… o tres

Empresa prevenida vale por dos… o tres

Toda empresa, grande o pequeña, debe contar con un plan de emergencia para saber actuar ante cualquier eventualidad.

*Escrito por Francisco Rodriguez Chapa, hombre de negocios que vive en México. Se desempeñó como Director Administrativo de Redpack y actualmente es Presidente del Consejo de Administración.

 

Dirigir una empresa nunca es tarea sencilla, pero cuando uno lo tiene que hacer en medio de una emergencia, realmente todo cambia, así que no existe nada mejor que estar siempre preparado.

Después de un día de mucha actividad llegué a ver a mi familia y a descansar, o bueno, al menos eso esperaba, pero resulta que a las dos de la mañana sonó mi celular y a esa hora no podía ser por nada bueno.

La noticia de que la corriente eléctrica de nuestro centro de intercambio principal fue interrumpida aceleró mi ritmo cardiaco, mientras que en mi mente imaginaba mil escenarios.

Tras saber esto, mi proxima tarea fue preguntar por nuestra planta de luz, y se me informó que tampoco estaba funcionando.

Para rematar, nadie en la empresa tenía a la mano el teléfono del responsable de mantenimiento, y mucho menos del proveedor del equipo o algún técnico que pudiera corregir lo que estaba pasando.

En ese momento empecé a pensar en las alternativas que teníamos, pero a esa hora y con la emergencia encima, me costaba trabajo resolver.

La cuestión estaba en que si no se conectaba el material en un plazo de dos horas, ya no teníamos mucho que hacer, por lo que el nivel de servicio que ofrecíamos sufriría un daño irreversible.

¿Cómo se resuelve en medio de una emergencia? Esto es casi imposible si no se tiene un plan y este es el ejemplo perfecto.

Si uno es parte de la alta gerencia, una de las tareas claves es identificar los posibles riesgos que se correren si se cae o interrumpe un proceso por un evento extraordinario como un accidente o un desastre natural.

Por lo tanto, lo ideal es contar con un Comité de Riesgo constituido por personal clave de la organización, pues así se contará con integrantes de distintas habilidades, responsabilidades y jerarquía para tomar decisiones.

Lo anterior también facilitará saber a quién voltear a ver en caso de que se registre una emergencia.

Como parte del proceso y preparación para casos de emergencia, siempre será útil identificar los peores escenarios para buscar alternativas y, si estas fallan, entonces se recurrirá a soluciones alternas que puedan minimizar los daños a la par de encontrar un responsable que pueda ejecutarlas, incluyendo las acciones concretas a tomar y el tiempo para ejecutarlas.

En estos casos, el plan de comunicación juega un papel clave pues se debe identificar los distintos públicos a informar (proveedores, autoridad y colaboradores) y los roles que estos tomarán.

Para ir siempre un paso adelante es aconsejable realizar simulacros, pues ayudarán a verificar que las medidas que se buscan tomar darán los resultados esperados. De no ser así, aún se cuenta con tiempo para hacer ajustes y actuar para que el plan funcione de acuerdo a lo planeado.

Por lo tanto, es responsabilidad del comité revisar la lista de riesgos periódicamente para incluir nuevos o modificar los ya existentes.

Anteriormente hablé de un caso en el que era practicamente imposible resolver, pero ahora abordaré el otro lado de la moneda.

Una mañana entrando a mi oficina me estaba esperando el Director de Tecnologías de la Información de la compañía para darme los pormenores del incidente que se había registrado en el transcurso de la madrugada.

En el centro de cómputo, una habitación de no más de 20 metros cuadrados que resguardaba los principales servidores, un ducto de salida del aire acondicionado se tapó.

Lo anterior provocó que aumentara la temperatura del cuarto y como consecuencia se desconectaron cada uno de los servidores. En ese momento, el software que vigila el comportamiento del sitio mandó una señal de alerta y el personal de guardia siguió el protocolo que se había diseñado para estos casos.

Lo siguiente que se hizo fue marcarle al proveedor del equipo de aire acondicionado, y según la póliza de mantenimiento que teníamos, en dos horas nos instalaron una máquina de respaldo con la que se regularizó la temperatura y todo regresoó a la normalidad sin haber perdido información o que los equipos resultaran dañados.

Con esto queda comprobado que en las empresas más vale prevenir que lamentar.

2018-09-09T00:41:36+00:00

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CEO Staff
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